Un evento es una forma de promocionarse y captar clientes o inversores, en ese sentido, como todo método de promoción implica un gasto, debiendo asignar un presupuesto generoso que sea capaz de cubrir los gastos de la reunión y conseguir los objetivos requeridos, entonces, para no afectar las finanzas de la empresa, lo más recomendable es buscar de optimizar el presupuesto, es decir, darle el mejor uso en pro de maximizarlo y sacarle más provecho, consiguiendo más con menos dinero, sin dejar de lado la calidad que el evento deberá tener para realzar la imagen de la empresa.

De esta forma, existen consideraciones que ayuda en la maximización del presupuesto, estas se deben tener presente al momento de generar su plan presupuestario para mejorar el rendimiento del dinero y conseguir mejores resultados. Para comenzar, se debe plantear un presupuesto generoso y real pero no exagerado, este debe estar definido en función de los objetivos del evento, debiendo dedicar montos diferentes a un evento promocional que, a un evento de carácter empresarial, además, se diseña pensando en el tipo de público que asistirá y lo exigente que pueden ser. Adicionalmente, en el momento de decidir qué empresas contratar y qué espacios alquilar, lo ideal es trabajar con empresas reconocidas que tengan una buena relación entre el precio y la calidad de su servicio, en caso de no ser la primera vez que se organiza un evento, se puede optar por contratar aquellas con las que se tuvo una buena experiencia anteriormente.

Por su parte, el hecho de tener claro los ingresos que generará el evento sirve para incluirlos en el presupuesto como un saldo a favor, estos incluyen al aporte del patrocinio o la venta de entradas, todo esto, puede ayudar a costear el evento y hacerlo más rentable. Asimismo, deben tenerse en consideración los gastos, comúnmente, la mayor parte del presupuesto se gasta en comidas y bebidas, ya que, es parte esencial de mantener contentos a los clientes, el promedio es que alrededor del 55% del presupuesto se destina al menú, otro de los gastos importantes es el los recursos tecnológicos a usar, en cualquier caso, se deben definir los gastos desde el principio y diferenciarlos entre fijos y variables, considerando todos aquellos que dependan de la cantidad de asistentes como los gastos variables, teniendo posibilidad de gastar menos.

 

Los gastos para el control de acceso suelen ser alto, para que no afecten tu presupuesto puedes optar por los brazaletes de papel Tyvek que están disponible para su entrega en República Dominica.

 

Por último, debe dejarse un margen sobrante dentro del presupuesto, este se destina a los imprevistos y aquellas situaciones que requieran un plan de contingencia, como contratar un ponente a último minuto, esto sirve para hacer cara a cualquier eventualidad, en caso de no usarlo, se deja como ganancia o ahorro para los próximos eventos.

En definitiva, al considerar estos consejos, tu evento será de primer nivel y tu presupuesto estará destinado a los gastos verdaderamente importante, haciendo un uso lógico y racional de este, sin dejar de lado la calidad que debe caracterizar a un evento que será parte de la imagen de la marca o servirá como promoción de esta.