Papel
Los eventos son sinónimo de reunión y encuentro, dependiendo de la finalidad con que se organice la ceremonia puede tener distintos objetivos, cuando se trata de un evento empresarial, se busca conseguir mejores socios o captar la atención de potenciales inversionistas, por otro lado, si el objetivo es atraer clientes, la logística debe estar destinada a hacer sentir cómodo al público. Sin embargo, no existe una fórmula precisa para asegurar el pleno éxito del evento, teniendo siempre presente el riesgo de que el evento no logre el impacto deseado o no se desarrolle como se imaginó, cuando esto pasa, hay formas de reanimar el evento y tratar de rescatar la dinámica que se tenía planeada, buscando maneras de reconquistar al público.
Para comenzar, si el evento se encuentra desanimado y el público se nota aburrido, siempre es una buena opción incorporar un show en vivo en busca de conseguir la atención de los invitados, haciendo que se entretengan durante un tiempo y que la atención hacia las actividades del evento vuelva, las mejores opciones son actos de música, danza o comedia, dependiendo de lo que se tenga disposición y lo que mejor se adapta al público que asistió al evento. También, se puede optar por la reproducción de algún material audiovisual que resulte entretenido para las personas, a su vez, esto sirve para difundir el ideario de la empresa.
En segunda instancia, para promover las relaciones entre los asistentes, es una buena idea la repartición de bebidas y comida, esto termina en conversaciones mientras consumen los alimentos dados, favoreciendo la cohesión del evento, para ello, se necesita un equipo de camareros dispuestos a cumplir con esta tarea de forma rápida y brindar la atención correspondiente para hacer sentir cómodos a los asistentes.
Por su parte, implementar una dinámica de emergencia puede servir para reanimar al público, en particular una donde se incluya a los asistentes y estos sean el centro de atracción de la actividad, puede ser una conversatorio donde sean los invitados quienes hagan las preguntas correspondientes a un grupo de panelistas que disponga la empresa, de esta forma, la atención será reavivada, particularmente, si se tratan temas importantes dentro de la charla y se termina convirtiendo en un debate.
En última opción, replantearse el evento es una decisión extrema, pero debe tomarse en cuenta, en caso de intentar las medidas descritas y no mejorar el desarrollo del evento, siempre es una buena alternativa planear otra ceremonia para una fecha cercana, pero esta vez, se debe contar con una mejor logística, seguridad y un itinerario más claro y efectivo de las actividades. También, para este nuevo evento, la inclusión de planes de contingencia es fundamental para no repetir experiencias pasadas.
En definitiva, el hecho de que un evento no haya conseguido los resultados esperados, no significa el fin de las reuniones auspiciadas por la empresa, al contrario, debe servir de aprendizaje para mejorar eventos posteriores, teniendo como premisa no repetir los errores que impidieron un mejor desarrollo del evento.